もう迷わない!バーチャルオフィスを料金・価格帯で選ぶコツを運営責任者が解説します

レンタルオフィス「METSオフィス」運営責任者のオバタです。

バーチャルオフィスの月額料金は500円前後から数万円までと幅広いだけでなく、同じような価格帯でも運営会社によりサービスの種類や質が異なる場合があります。

詳細は各社の情報を精査するしかありませんが、格安料金と高額なサービスでどのような違いがあるのかを知っておくだけでも選択ミスを回避できる可能性が高まります。

当記事では、複数の項目に分けて格安~高額サービスの違いをわかりやすくまとめてみました。主に料金面でバーチャルオフィスを選びがちな方はぜひ目を通してみてください。

はじめに

バーチャルオフィスは料金だけで選んだらダメ?
バーチャルオフィスをコスト優先で選ぶのは何も間違っていません。
ですが、それだけで選ぶと後でトラブルになることもあります。

絶対に外せないポイントがあるなら、そのこだわり分だけコストが上乗せされるとお考えください。

利用できる住所地・アクセス条件

バーチャルオフィスの月額料金が高額なほど、利用できる住所は「都心一等地」「主要駅」「駅チカ」などの条件が整います。逆に安ければ安いほど真逆の条件が揃いやすい傾向にあります。

「都心一等地で主要駅の近くでないと嫌」という方は月1~2万円を超える料金のバーチャルオフィスから探すと希望に沿うものが見つかりやすいはずです。「どれか条件が欠けても良いので良質なサービスを求めている」という方は3000円~1万円程度の価格帯で探してみると良いでしょう。

地域によっては月額1,000円以下で借りられるバーチャルオフィスもありますが、高額サービスと同等の質はまず間違いなく無いと断言します。基本的には最寄り駅から遠い場所が多く、来客対応する必要があるなら避けたほうが無難です。

法人登記

法人登記については、昨今では格安バーチャルオフィスでも問題なく法人登記できるところが増えています。非対応の運営会社もあるため激安サービスを利用しての法人登記を検討されている方は事前に確認するようにしましょう。

オフィス物件のグレード

バーチャルオフィスの月額料金が1~2万円を超えるところは一等地のハイグレードビルの1フロアであるケースが多く、特にオフィスの質にこだわる方にはオススメです。

3000円~1万円程度だと、一等地のハイグレードとまではいきませんがそれなりに良質なオフィスビルまたはマンションの一室などの住所を借りることができるでしょう。

昨今ではバーチャルオフィス運営会社も気遣うようになったのか、安くても(超激安でなければ)それなりの質は期待できるようになったように感じます。しかし内覧に行ってみたら古いビルの一室だったということもありますので特に来客対応の必要がある方は気をつけるようにしてください。

転貸か、自社ビルか

玄人向けの探し方になりますが、バーチャルオフィスには「オーナー直営の自社物件運営」と「転貸」の2タイプの運営方法が存在します。あまり表沙汰にはならない話ですので、オフィスの運営形態によるコストについてより深く知りたい方はこちらの記事もどうぞ。

⇒ バーチャルオフィスの運営形態「自社物件運営」と「転貸」の違いについて解説します

オフィス設備

昨今では月数千円程度で使えるバーチャルオフィスでも「受付」「会議室」「シェアオフィススペース」など基本的なオフィス設備が整っている場合が多いです。月1~2万円を超える料金が高めなバーチャルオフィスだと内装やオフィス家具の質やグレードも高くなっていく傾向があります。

激安バーチャルオフィスだと各設備がない場合もあるため、安いところを借りてから後で来客対応について考えようとしている方は特に気をつけてください。

オフィス設備の利用料は、会議室や複合機は従量課金制、シェアスペースやフリーデスクは月額利用料となっている場合が多く、月額基本料金とは別に支払う形となっています。

オフィスサービス

バーチャルオフィスで利用できるオフィスサービスに関しては、高額であるほど選べるサービスの種類・質が高くなる傾向があります。料金が安すぎると提供サービスの種類が少なく「使いたいサービスがない!」なんてこともあるので注意が必要です。

価格が安めなバーチャルオフィス(※激安な一部サービスを除く)でも基本的となる住所利用と法人登記に「郵便受取・転送」「電話サービス(発着信・転送)」を追加できる場合が多く、最低限バーチャルオフィスの機能を使えれば良いという方は高額なサービスを使う必要はありません。

他には「オフィス施設利用(会議室、シェアオフィス、Wi-Fi等)」「バイリンガル秘書サービス」「複数拠点利用」「コミュニティ利用」「専用ポストやロッカー利用」などのオプションを利用できるところもあります。使いたいサービスがないところで契約してしまわないようご注意ください。

また、運営会社にもよりますが「使いたいものだけを選ぶタイプ」と「一括セットになっているタイプ」に分かれているケースが多いため、無駄なサービスにはお金を払いたくない!という方は一括セットを選ばないようご注意ください。

【補足】郵便物の受取・転送

大抵のバーチャルオフィスには郵便物の受取・転送サービスがあり、転送が従量課金だったり○回まで転送無料といった形でセット料金に含まれていたりします。

しかしごくたまに郵便物の受取・転送サービスがなかったり、従量課金がぼったくりレベルの運営会社があるのでご注意ください。特に郵便物の取り扱いが多い方は必ず契約前に確認するようにしましょう。

【補足】有人受付サービス

受付にスタッフが常駐しているかどうかは利用料金に必ず影響してきます。お客様やクライアントと会う機会がなければ無人でも問題ありませんが、来客対応の頻度が高かったり、会議室へ案内してほしい等の要望がある場合は有人受付サービスがあるバーチャルオフィスを選びましょう。

受付常駐にも24時間対応と営業時間のみ、特定の曜日のみといったパターンがあるので契約前に確認するようにしてください。

初期費用、契約期間、解約金など

バーチャルオフィスの初期費用は、月額料金に関係なく容赦なく請求してくる運営会社があります。

解約金についても、月額料金に関係なくバーチャルオフィスに関しては著名な運営会社は取らないケースが多いようですが、割とガッツリ請求してくるところもなくはないので契約前にしっかり確認しておきましょう。

契約期間は、契約時には半年もしくは1年の縛りからスタートでそこからは月毎というパターンが多いです。単月から利用できるようにしているサービスは1年利用だと割引を設けてバランスを取っています。一括払いをした後に中途解約をする場合もあると思いますが、払い戻しがあるかどうかも事前に確認しておくと良いでしょう。

審査

審査は利用料の金額というよりは、運営会社の審査基準によるところが大きいです。

安いところはどこでも審査がガバガバなのかというと決してそんなことはありませんし、利用料が高額だから審査が厳しいということもありません。

真っ当な運営会社(※誰でも通してしまうようなバーチャルオフィスは除く)であれば、コンプライアンスを遵守した上で各社独自の審査基準を設けています。既存会員様を守るために審査が厳しいところもあれば、堅そうに見えて緩めなところもあるでしょう。

審査がゆるいところは使いたくないという方もいらっしゃるかと思いますが、お客様側から見て判別できる要素ではないので、公開されている情報を精査して自分に合っているかを見極めましょう。

まとめ

バーチャルオフィスを料金・価格帯で選ぶコツはシンプルで、コストを気にする前に「外せないポイント」は何なのかを把握しておくことです。

  • 住所だけ借りられれば良い → 激安
  • 住所やオフィス設備はそこそこ良いところにしたい → 格安~
  • 都心一等地で設備もサービスも一流じゃないと嫌 → 高額

格安サービスを利用する場合のご予算は、3000円前後~1万円/月くらいで見ておけばOKです。

これから初めてバーチャルオフィスを借りようとしている方、移転を検討中の方はぜひ参考にしてみてくださいね。