「バーチャルオフィスは経費になるのか」について解説

レンタルオフィス「METSオフィス」運営責任者のオバタです。

バーチャルオフィスで起業した方や副業をはじめたばかりの方の中には「バーチャルオフィスは個室やスペースを借りているわけではないから確定申告で経費にできないのでは?」と誤解される方がいらっしゃいます。

結論から言えばバーチャルオフィスの利用料は確定申告時に法人・個人事業主問わず全額経費として申告可能なのですが、それだけを言っても説得力に欠けるかと思いますので、バーチャルオフィスを経費として計上しても問題ない理由や確定申告の時どの勘定科目にすれば良いのかといった点などを含め当記事で詳しく解説しておきます。

バーチャルオフィスを確定申告で経費にできる仕組みがよくわからない、経費を正しく申告する方法を知りたいという方はぜひ目を通してみてください。

バーチャルオフィス利用料を経費にできる理由

節税だとかそういう話ではなく、事業を行うために必要なお金を経費として申告するのは全ての事業者が持つ正当な権利です。よって、バーチャルオフィスをビジネスのために利用したのであれば、契約中に支払ったお金は全額経費として申告可能ということになります。

個室やスペースを借りていなくても、バーチャルオフィスは真っ当なオフィスサービスのひとつですから何も問題はありません。

バーチャルオフィスサービスは拠点となる住所利用だけでなく、電話番号やFAX番号を借りたり、郵便物を転送したり、秘書代行サービスを使うこともあります。これらのバーチャルオフィスオプションサービス利用料に関しても、確定申告時に全て経費として申告OKです。

法人と個人で申告できる金額は変わらない

バーチャルオフィスの利用料に関しては、法人と個人で認められる経費の範囲が変わることはありません。

法人も個人も、ビジネスを行う上で必要なバーチャルオフィスサービスに支払った利用料は全て経費として申告可能で、個人だから一部は経費にできないということはありません。

バーチャルオフィスで住所利用以外のオプションサービス(郵便転送、電話番号を借りての発着信、秘書サービス、会議室など)を使った場合は、個人であってもその全額を経費として申告しましょう。

確定申告時のバーチャルオフィスの勘定科目

基本的にバーチャルオフィスは「ビジネス用に住所地や電話番号、秘書代行等を借りるだけ」というオフィスサービスであるため、確定申告の勘定科目は個室を借りた場合と異なります。

レンタルオフィスで個室を借りた場合は、建物・土地を賃借したことに伴う賃料という扱いになるため勘定科目「賃借料」で申告するのが一般的です。

バーチャルオフィスの場合は、拠点ビルのワンフロアやマンションの1室などの住所のみ借りるタイプのオフィスサービスとなるため、白色・青色申告どちらも勘定科目を「支払手数料」または「外注工賃」(業務委託料扱い)で申告します。

税理士に確認を取ったところ、バーチャルオフィスの住所利用に関しては業務委託料扱いが適切だという見解だったので、勘定科目については上記のとおり記載しておけば問題ないはずです。

シェアオフィスの場合の勘定科目

シェアオフィスは、拠点住所を借りるだけではなくオフィスのワンフロアや一部スペース、その他備え付けの会議室や複合機などを利用できる場合が殆どですので、勘定科目は「賃借料」としておけば問題ないでしょう。

勘定科目「賃借料」とは、一般的には土地や建物以外の機械や事務機などを借りるために支払う費用を指します。オフィスサービスではオフィス内に設置された会議室、PC、複合機、コピー機、シュレッダー等の利用料がこれに該当します。

勘定科目は細かく分けたほうが良いのか?

バーチャルオフィスサービスの中で住所利用のみを使う場合は「支払手数料」or「外注工賃」以外の勘定科目は不要です。ただし、郵便転送で別途追加費用がかかった場合はそれを「通信費」に、秘書代行で別途費用がかかった場合はそれを「外注工賃」に、会議室を借りた費用を支払った分は「会議費」として申告するといった手間が必要になります。

税務署は正しく申告された経費であれば多少勘定科目の仕分けが雑になっていてもペナルティを課してきたりはしませんが、万が一税務署から指摘されるような局面になっても適切な対処ができるよう、該当する勘定科目に振り分けておいたほうが良いでしょう。

自宅で仕事をしていてもバーチャルオフィス代は経費にできる

個人事業主の中には、事務所として賃貸の自宅を使用しつつ、バーチャルオフィスでは「郵便物転送」「03番号発着信」「会議室利用」などのオフィスサービスを別途利用している方も多くいらっしゃいます。

このようなケースでは、自宅の賃料は按分した上で勘定科目「地代家賃」で申告し、バーチャルオフィスは勘定科目「支払手数料」or「外注工賃」でどちらも経費として申告します。

事業を行う際に事務所として使う拠点が複数あっても法的には何も問題ありませんし、複数申告して後でペナルティが生じるといったこともありません。ビジネスのために使ったお金は全て正しく経費として申告できますのでご安心ください。

地代家賃については支出の100%を申告せず、使用する時間や面積等に応じて按分(比例配分)して申告することだけはお忘れなく。不当に賃料の全額を経費として申告すると後で指摘され、追徴課税の処分が下る場合もあります。

おまけ:開業届けにバーチャルオフィスの住所を書いていなくても経費にできる?

個人事業主の場合、開業時は自宅のみで業務を行っており、開業後にバーチャルオフィスを借りることになったというケースもあります。このような事例の場合、開業届の時点ではバーチャルオフィスの住所を書いていないため、バーチャルオフィス利用料を経費にできないのでは?と考える方もいらっしゃるようですが心配は無用です。

そもそも確定申告における経費とは、基本的には「事業を行う為に使った必要なコスト」を指すのですから、その要件を満たしていれば何であろうと経費として申告が可能です。

本来経費として認められないものを申告するのはNGですが、ビジネスを行うために契約したバーチャルオフィス利用料は経費として堂々と申告してください。業務に必要だから使っているのに経費として認められないなんてことは法的にありえませんし、万が一、後で税務署から指摘されたとしても契約書や領収書を見せて必要な経費であることを証明できるので問題ありません。

まとめ

ここまで読んでいただければ、バーチャルオフィス利用料(オプションサービス含む)は問題なく経費にできるということをご理解いただけたのではないでしょうか。

確定申告に不慣れな方は「何なら経費にできるのか、どれがダメなのか?」という疑問に取り憑かれて悩む機会も多いと思います。そんな時は、そのお金が「事業を行う為に使った必要なコスト」だったのかをまず考えるようにしてみてくださいね。