バーチャルオフィスで受け取れる郵便や荷物のルールがわからないという方へ。METSの事例をもとに郵便物の取扱について解説します

バーチャルオフィスで受け取れる郵便や荷物のルール

レンタルオフィス「METSオフィス」運営責任者のオバタです。

バーチャルオフィスには、基本的な住所を借りられるサービス以外に郵便物の受取や転送等のサービスを利用できる運営会社があります。

この郵便物の受取・転送等のサービスは少々複雑で、運営会社によって細かいルールが異なっていることもあり、お客様側からするとバーチャルオフィスサービスの中では一番わかりにくいものかもしれません。

当記事では、弊社が運営しているMETSオフィスの実例をもとにバーチャルオフィスで受け取れる郵便物のルールや補足事項について解説していきます。バーチャルオフィスの郵便関連サービスがよくわからないという方はぜひ目を通してみてください。

バーチャルオフィスの郵便物の取り扱いは運営会社により異なるため複雑

バーチャルオフィスの郵便物の受け取りは、基本の月額料金でここまでは無料、それらを超えるものはすべて別途有料サービスとなっているのが一般的です。(※そもそも郵便サービスに対応していないところは除く)

運営会社により異なる月々の料金プラン内で対応できる郵便関連サービスの内容は多種多様なため、お客様側から見れば大変わかりにくい部分であると思います。これらのルールに関しては契約前にご確認いただくほかありません。

基本的には「月額料金で利用できるサービス」「それ以外の別途有料サービス」の2種類について確認すれば良いわけですが、お客様目線で考えるとこれが中々手間かもしれませんね。

基本的にバーチャルオフィスは下記リンク先のような郵便物の説明ページが用意されています。
⇒ METSバーチャルオフィスの郵便物の取り扱いについて

バーチャルオフィスで郵便サービスを多用する予定のある方はこのようなページを一通り確認し、不明な点があれば電話やメールで問い合わせて必ず契約前に疑問を解決するようにしましょう。

ここから先はバーチャルオフィスで受取可能なものについて、郵便物についてのルールなどについて実例を交えて解説していきます。

バーチャルオフィスで受け取れない荷物の例

まずMETSオフィスの事例についてですが、本人確認が必要なもの・着払い・現金書留・生もの等の冷蔵・冷凍便・120サイズを超える物などは受付で受け取りできません。

受取できない郵便物や荷物はすべて不在票対応(宅配業者から不在票をお預かりし内容をご連絡)となりますので、お客様自身でご自宅に転送や窓口受取等の指定をお願いしております。

また、別途有料サービスとして、お客様からご依頼があった場合のみ1回500円でお受取するサービスもございますが、本人確認が不要な郵便物のみ、80サイズまでとなっています。

他社サービスでも受け取れるもの、受取対応できないもの(&有料サービスで受け取れるもの)で区別されているはずですのでよく確認するようにしましょう。基本的に「本人確認が必要なもの」は仕組み的にバーチャルオフィスでは受け取り不可であるとご認識いただいて問題ありません。

法人や個人宛に届く一般的な郵便物であれば大抵は受取・保管・転送に対応していますので、特殊な郵便や宅急便などを受け取る予定がない方は過度な心配は不要です。

受け取ってもらった郵便物は直接取りにいってもいい?

郵便物の直接受取に対応しているバーチャルオフィスならどこでもOKです。METSオフィスでは各拠点住所に自社所有ビルがあるため直接受取対応拠点で受け渡しが可能となっています。

しかし他社の全バーチャルオフィスサービスが郵便物の直接受取に対応しているわけではなく、直接受け取りは不可で転送サービスの利用が必須となっている場合もあります。転送だけでなく直接受取も利用したい方は契約前に必ず確認するようにしましょう。

指定した郵便物の廃棄はできる?

METSオフィスでは指定郵便の廃棄に対応しております。このようなご要望は、シュレッダーにかけて復元不可能な状態にするだけなので他社のバーチャルオフィスでも(超激安でサービス内容に含まれていない等の理由でもない限りは)対応可能であるはずです。

郵便受取に対応しているバーチャルオフィスはご契約者様が多いほど郵便物を保管しているので、受け取る予定がないものを破棄してほしいというご依頼はそれなりにあります。また、受け取るための手続きが行われないまま一定期間が過ぎてしまう郵便も少なくありません。

例えばMETSオフィスでは郵便物の保管期限が1ヶ月と定められているため、直接受取か転送かご指定の連絡がない場合はそのまま廃棄処分となります。

受取後の保管郵便物についてのルールは運営会社によってまちまちなので、気になる方は必ずサービス利用前に確認するようにしてください。

着払いの荷物は受け取ってもらえる?

着払いの受取要望はバーチャルオフィス運営会社にとって非常に難しい問題です。METSオフィスでは着払いの荷物受け取りは対応しておりません。

バーチャルオフィスで着払いに対応する場合、個別の案件ごとに対応すると人的コストがそれなりにかかってしまいます。後精算でもデポジット(預かり金)でも手間はかかりますし、トラブルが起こる可能性もあるため特に低価格帯の運営会社が取り扱うのは厳しいサービスという印象です。

運営会社によってはデポジットを払えば対応してくれるところもあるかもしれないので、バーチャルオフィスでどうしても着払いを受け取ってほしいという方は、非対応と明記していない運営会社に交渉してみるのもひとつの手でしょう。

1つの法人または個人宛の複数の郵便をそれぞれ別住所へ転送できる?

転送先住所の複数指定もバーチャルオフィス運営にとってはかなり難しい問題です。

METSオフィスでは誤送のもととなるため、1つの法人または個人宛の郵便物の転送先住所は1箇所に限定させていただいております。

運営会社としては誤送トラブルでクレームが来たりするのは避けたいので、このようなご要望については特に格安バーチャルオフィスでは対応不可である場合が多いと思います。

指定の郵便物(内容)のスキャンはできる?

稀にお客様から指定の郵便物を開封し中身をスキャンして通知してほしいというご要望をいただくことがあります。このようなご要望については、METSオフィスに限らずどこのバーチャルオフィスでも対応できないとお考えください。

いくら本人からご要望があったとしても、未開封の郵便の中身をスキャンするような行為はサービス運営会社として絶対にやってはいけないことであるはずです。

また、郵便物の外観を撮影してメール送信してほしいというご要望をいただいたこともありますが、こちらについてもMETSオフィスでは非対応です。運営会社によっては高額プランや有料サービスで対応可能なところはあるかもしれません。

法人の代表者の名前でも受け取れない場合がある?

法人の方からのお問合せで「宛名が法人名でなく法人の代表者名となっている郵便物を受け取れるのか?」という質問が多く寄せられています。

METSに限らず、郵便物の受取が可能なバーチャルオフィスでは基本的にOKです。ただし、他に同姓同名のご契約者様がいる場合は判別できないため不可となる場合があります。

珍しい名字やお名前であれば問題ないと思われますが、条件に該当しそうな場合は事前に運営会社に姓名を伝えた上で確認しておくと良いでしょう。

宛名の言語は英語でもOK?

METSオフィスでは、郵便物に記載される宛名の会社名(または個人名)が日本語ではなく英語の場合でも問題なく受付でお預かり可能です。別途料金を支払う必要はございません。

同様に、他社でも宛名が英語だから郵便物の受取はできないといったことはないはずで、有料サービスにする必要性もありません。ご契約者名と会社名、郵便物の宛名が同一であればバーチャルオフィスの運営会社としては断る理由はありません。

まとめ

METSオフィスの郵便物の取扱は当記事に挙げたルール以外にも様々なものがあります。他社サービスも同様で、それぞれの運営会社で独自のルールがあるとご認識ください。

記事中でも触れた通り、郵便関連のサービスは基本的には「月額料金で利用できるサービス」「それ以外の別途有料サービス」で成り立っています。

もともと非対応のサービスでは利用できませんので、まずは使いたい郵便サービスがそのバーチャルオフィスにあるかどうか確認してみてくださいね。