こんにちは、METSバーチャルオフィス運営責任者の内藤と申します。
法人設立に向けてバーチャルオフィスを探していると、各サービスの違いがわかりにくく、つい「どこが一番安く法人登記できるか」という料金面だけで比較してしまいがちです。
しかし、法人設立はあくまで事業のスタートライン。設立後も長く利用したいのであれば、月額料金の安さだけでバーチャルオフィスを決めるのは避けるべきです。
実際、料金の安さや法人登記ができるという理由だけで契約した結果、設立後にトラブルが発生し、当社へお問い合わせいただくケースも少なくありません。
- 突然オフィスが閉鎖され、移転登記に余計な手間と費用がかかる
- 他の利用者による犯罪や建物の外観が原因で、銀行や取引先から不信感を持たれる
- 会議室がなく、重要な商談や事業実態の確認に対応できない
- 事業拡大に伴って個室が必要になり、移転登記などで想定外の費用が発生する
こうしたトラブルを避けるためには、料金や登記の可否だけでなく、法人設立後の事業運営まで見据えて契約先を選ぶことが重要です。
当記事では、法人設立後に後悔しないためのバーチャルオフィス選びについて見るべき確認ポイントを8つにまとめてわかりやすく解説します。
契約前に確認！バーチャルオフィスの運営基盤と信頼性
バーチャルオフィスを選ぶ際、最初に確認すべきなのは月額料金の安さではなく、オフィスの安全性と信頼性です。
コスパだけを優先してしまうと設立直後にオフィス閉鎖で移転を余儀なくされたり、取引先や金融機関などからの信用を損なう原因になりかねません。
①突然の閉鎖リスクを避けるなら、安定の「自社ビル直営」
安さを売りにしているバーチャルオフィスの多くは、運営会社がビルオーナーから部屋を借りて又貸ししている「転貸物件」で、ビルオーナーとの契約満了やビルの建て替え、賃料高騰による経営圧迫等といった理由で突然オフィスが閉鎖する可能性があります。
実際、オフィス閉鎖に伴い突然移転登記を迫られ、慌ててMETSオフィスにお申し込みいただくケースは頻繁にあるとまでは言えませんが珍しくはない頻度で発生しています。
長期的に安定して事業を行いたいなら「自社ビル直営」のバーチャルオフィスを選んで拠点住所の閉鎖リスクを回避することを推奨いたします。
②取引先の信頼に直結する「住所の過去履歴と厳しい審査」
本人確認や事前審査が甘く、誰でも借りられるような格安バーチャルオフィスは特に注意が必要です。
過去に詐欺や悪質な事業者に使われていた住所は、調査すると不審な情報が多く出てくることがあります。どんなに健全な事業をしていても、そのような住所をビジネス拠点としていれば取引先や金融機関などから信用を失いかねません。
運営歴が長く、本人確認や事前審査をしっかりと行っているバーチャルオフィスを選ぶことでこれらのリスクを回避できます。
取引先や銀行から信頼されるバーチャルオフィスの外観や設備とは
取引先や銀行などの金融機関に良い印象を与えたいのであれば、格安バーチャルオフィスにありがちな「安かろう悪かろう」の環境を避けましょう。
③会社の第一印象を左右する「ビル外観」
取引先、顧客、銀行の担当者等は、事前にGoogleストリートビューなどで住所やビル外観や周辺環境をチェックしています。
どんなに立派な自社ホームページを用意していても、拠点住所が古びた雑居ビルや築年数が古いマンションの一室だったりしたら取引先や金融機関に悪いイメージを与えかねません。
特に信用が需要なビジネスは、お客様や担当者から調査されても問題ない設備や外観を備えているバーチャルオフィスを選ぶようにしましょう。
④事業実態の証明に役立つ「会議室」
法人口座の開設や融資審査では、銀行や金融機関の担当者から「事業活動の実態確認」として対面での打ち合わせや面談を求められるケースが多々あります。バーチャルオフィスと同じ住所の拠点に会議室があれば、余計な不信感を与えることなく対応することができます。
住所が違う近隣の会議室などで対応すると来客に大きな不審感を与えてしまい、審査等で悪影響が出るリスクが高まるのでご注意ください。
来客対応や審査担当者を招く必要があるといった場合は会議室があるオフィスを選んでおきましょう。
法人口座の開設や対面での打合せは一切しないということであればなくても問題ありません。
⑤将来の移転コストを削減する「レンタルオフィスの併設」
バーチャルオフィスで事業を開始した後、軌道に乗れば「自分だけの個室がほしい」「社員を雇うための実体オフィスが必要」といった局面を迎えることがあります。
最初から個室のあるレンタルオフィスを同じ住所で運営しているバーチャルオフィス拠点を選んでおくと、いざというときに住所を変えずに個室を持つことができます。
別の賃貸オフィスへ引っ越すとなると、移転登記の手続きをはじめ多大な手間とコストがかかってしまいますが、レンタルオフィスが併設されているバーチャルオフィスであれば登記住所を変えずにプラン変更だけで個室へ引っ越せるため、移転費用も手続きの手間もかかりません。
レンタルオフィスが同じ拠点内に存在することで、取引先や顧客から「明らかなバーチャルオフィス」だと判断されにくくなり、企業としての実態や信用をしっかり印象づけられるという大きなメリットもあります。
バーチャルオフィスだからこそ気をつけたい登記手続き、郵便トラブルの回避方法
⑥強制解約リスクを回避する「法人登記許可」の確認
格安バーチャルオフィスの多くは「住所利用のみ（登記NG）」の超格安プランと「法人登記OK」のプランに大別されています。
「黙って登記してしまえばバレないだろう」と登記NGの超格安プランで無断登記する方が稀に現れますが、このようなケースは100%発覚します。登記が完了すると国税庁サイトに社名と住所が公開されますし、税務署や銀行から届く郵便物で一発で特定されてしまうためです。
無断登記がバレた場合、規約違反で強制解約となったり余分な手数料が発生するリスクがあります。
強制解約となった場合は移転登記費用（登録免許税3万〜6万円＋司法書士報酬）をはじめ、名刺等の刷り直し、取引先や銀行の変更手続きなど、無駄な費用が発生します。
バーチャルオフィスの住所で登記する場合は、必ず事前に使いたいプランが法人登記に対応しているかを確認するようにしてください。
⑦設立トラブルを未然に防ぐ「同一住所での社名重複チェック」
法人設立にバーチャルオフィスを利用する場合、事前に確認しておきたいのが「同じ住所を利用する会社との商号（会社名）の重複」です。
同じ住所に同じ社名（商号）の会社が登記することはできない。これは法律で決まっています。
また、バーチャルオフィス側は「同名の会社が複数あると郵便物の宛先を区別できない」という理由から原則として同じ会社名の契約を受け付けないようにしています。
既に登記されている会社については、国税庁の法人番号公表サイトなどで調べることができます。
しかし、バーチャルオフィスには契約を済ませていても法人登記をまだ行っていない利用者がいるため、公開情報だけでは重複の有無を確認しきれません。
仮に、別の利用者が同じ商号で法人設立を準備していた場合、後から会社名や本店所在地を変更しなければならなくなる可能性があります。手続きの進行状況によっては、定款の修正や再認証が必要となり、設立スケジュールにも影響します。
バーチャルオフィスの契約前には運営会社へ直接問い合わせ、登記済みの会社だけでなく、契約済み・設立準備中の利用者も含めて、同じ商号が使われていないかを必ず確認するようにしてください。
⑧郵便不着を防ぐ「法人名義への切替と受取体制」
会社設立にバーチャルオフィスを利用する場合は、まず代表者個人の名義で契約し、法人登記が完了してから法人名義へ切り替えるのが一般的な流れです。
登記完了から名義変更の手続きが終わるまでには一定の時間がかかり、その間にも新しい会社名宛てに税務署や銀行などから重要な郵便物が届くので、法人名義への切替が完了する前でも新法人宛ての郵便物を受け取って保管してくれるバーチャルオフィスを選んでおくと安心です。
【要注意】郵便物の種類によって受取対応が異なる
バーチャルオフィスによっては、受取時にサインが必要な郵便物に対応していなかったり、書留は受け取れても配達証明付きの郵便物には対応していなかったりする場合があります。
特に「代表取締役等住所非表示措置」を利用して会社設立する場合は、本店所在地に宛てた配達証明郵便を受け取れることが必須条件となっています。
バーチャルオフィス契約前に必ず要件を満たしているか確認してください。
さらに、書留や配達証明付き郵便物の受取料金もバーチャルオフィスによって異なります。
月額料金に含まれている場合もあれば、1通ごとに手数料が発生したり、別途オプション契約が必要になるケースもあるのでご注意ください。
法人設立時に必要な郵便物を確実に受け取れるかだけでなく、受取可能な郵便物の種類や追加費用まで確認し、納得した上で選んだバーチャルオフィスなら間違いありません。
まとめ
法人設立に利用するバーチャルオフィスは、月額料金の安さだけでなく、運営の安定性や建物の外観、会議室の有無、利用者の審査体制など、設立後の事業運営も見据えて選ぶことが重要です。
特に、法人登記した住所は会社の所在地として長く利用する可能性があります。契約後に予期せぬトラブルが発生しないよう、事前にサービス内容や運営体制を十分に確認しておきましょう。
なお、弊社が運営しているMETSバーチャルオフィスでは、これらの確認ポイントを全てクリアしたサービスを提供しております。
- 自社所有ビル運営による高い安定性と重厚感あるビル外観・会議室の完備
- 厳格な会員審査と、名義変更・郵便受取における手厚いサポート体制
- レンタルオフィスの併設で事業拡大時も安心
バーチャルオフィスは、法人設立時だけでなく、その後の事業運営にも関わる大切な拠点です。
これから会社を設立する方は、目先の費用だけで判断せず、長く安心して利用できる環境が整っているかを基準に、ご自身の事業計画に合ったバーチャルオフィスを選ぶようにしてください。
バーチャルオフィスの住所で会社を設立する際にやるべきこと、フローをすべて知りたい方は
⇒ 「バーチャルオフィスを使った会社設立の全手順と法人登記・住所利用の注意点」
こちらの記事も併せてご確認ください。
当記事の著者
オリンピア興業株式会社 内藤竜太郎（METSバーチャルオフィス運営責任者）
賃貸不動産の仲介会社を経てオリンピア興業株式会社に13年間勤務。
宅地建物取引主任士、マンション管理士、管理業務主任者、ビル経営管理士などその他多数の不動産資格を保有。
※ 当記事のコンテンツは、公開時点で調査済みの内容となります。
※ プラン変更等で最新情報と異なる内容となった場合は、調査を行い記事の内容を更新いたします。
