こんにちは、METSバーチャルオフィス運営責任者の内藤と申します。
バーチャルオフィスについて知らない方も多かった一昔前とは異なり、今では初期費用を抑えて会社を設立したい方の選択肢としてバーチャルオフィスが当たり前に選ばれるようになりました。
近年では、弊社へのお問合せも「バーチャルオフィスの住所で会社設立しても大丈夫？」から「会社を設立するので契約開始時期含めて色々と相談したい」といったご契約を前提とした内容へと移り変わっています。
これからバーチャルオフィスで会社を設立して法人登記する方は、まずはこれだけ抑えておきましょう。
「バーチャルオフィスを使った会社設立は問題なくできるが、一般的な会社設立手順だけでは不十分」
当記事では、初心者の方でも迷わずバーチャルオフィスを利用して起業準備が進められるよう、バーチャルオフィスを利用しての会社設立ならではの要素を織り込んだ会社設立の手順や、自分でやることと専門家に任せられること、気を付けるべき注意点などをわかりやすく解説していきます。
バーチャルオフィスで会社を設立して法人登記する全手順
バーチャルオフィスで会社設立をする際に必要なステップは7つに分類できます。
一般的な会社設立と異なるのはステップ2と7で、ここにバーチャルオフィス特有の注意点が集中しています。
丁寧にまとめたので少し長めですが、難しい手順は特にありません。
ただし、面倒くさい項目が少しばかりあります。
幸いなことに、面倒な作業の大半は専門家に丸投げできるので全て自分でやる必要はありません。
まずは全体的な流れと「自分でやること」「専門家に依頼できること」を確認してみてください。
- 会社の基本内容を決める
- バーチャルオフィスを選び、個人名義で契約する
- 会社実印（代表者印）を作る
- 定款を作成し、株式会社なら認証を受ける
- 資本金を払い込む
- 法務局へ登記を申請する
- 登記後の届出と、契約の法人名義への切り替え
【はじめに】自分でやるか、専門家に頼むか
会社設立の手続きは、すべて自分で進めることもできますし、大部分を専門家に任せることもできます。
専門家に頼むと面倒な書類関係はまるごと任せられ、手続きをサポートしてもらえます。
特に面倒なのは、定款の作成と認証、払込みや役員就任などの登記書類の作成、法務局への登記申請と補正対応（ステップ4〜6）です。これらは会社設立でもっとも手間がかかり、書き方を1つ間違えると法務局から補正を求められてやり直しになるやっかいな部分です。
自分で全部やる場合は、慣れない定款や登記書類を自力で作り、不備があれば修正対応することになります。
費用は抑えられますが、時間的な負担だけでもそれなりに大きくなります。
不慣れで面倒な作業はむしろ好き、コストを抑えられるなら時間がいくら奪われても構わないという方は自力でチャレンジするという選択肢もあります。
とにかく手間や面倒は避けたい、書類の作成や修正をやりたくない、自身のリソースはなるべく本業に割きたいといった要望があるなら、専門家への依頼を検討するようにしてください。
専門家ごとの特徴（簡易版）
【丸投げしたいなら】司法書士
手順内にある多く業務を一続きで任せられます。
登記申請の代理は司法書士だけができる業務なので、設立手続きを丸ごと頼みたいなら基本は司法書士です。
許認可が必要な会社を設立する場合、行政書士への依頼も検討してください。
【許認可が必要な会社設立なら】行政書士
定款の作成に加え、飲食・建設・運送など許認可が必要な業種では、その届出を行政書士に頼めます。
「定款や許認可はプロの専門家に、登記は自分で」という使い分けをしたい人にも向いています。
ただし、登記申請の代理は行政書士にはできないので全て丸投げはできません。
【会社設立後】税理士・社会保険労務士
設立後の税務の届出や顧問は税理士。社会保険や労働保険の手続きは社会保険労務士の担当です。
司法書士の役割は会社設立まで、それ以降は別の専門家が必要なので念のため記載しておきます。
ステップ1：会社の基本内容を決める
この段階では、次のステップに進むために必要な3項目だけ決めておきます。
細かい設計はステップ4の定款づくりで詰めます。
- 会社名（商号）
- 事業目的
- 本店所在地（バーチャルオフィスの住所）
特に会社名は、次のステップで行う重複確認とその後の印鑑や定款にそのまま使うため重要度が高いです。
資本金や役員構成、決算期なども最終的には必要ですが、この時点では確定していなくても問題ありません。
会社名・事業内容・どこの住所で登記するかという、会社の方向性を決めます。
司法書士には、この段階から相談できます。登記に通りやすい事業目的の書き方や、株式会社か合同会社かといった会社形態についても助言をもらえます。
ステップ2：バーチャルオフィスを個人名義で契約する（最重要）
バーチャルオフィスは必ず「法人登記が可能なプラン」を選びます。
住所利用だけの格安プランは登記を禁止していることがあり、無断で登記に使うと規約違反で契約解除となる場合があるのでプラン選びを間違えないようご注意ください。
次に、バーチャルオフィス契約前に「同じ住所で同一の会社名が使われていないか」を確認します。
運営会社に同社名の契約者がいないか問い合わせるのが最速で確実です。
これを先に確かめる理由は、商業登記法27条で「他人が既に登記済みの同一商号かつ同一本店所在場所には法人登記できない」と定められているからです。使う予定のバーチャルオフィスで先に同拠点・同社名の契約者がいる場合はあなたはその拠点住所では法人登記できないので、必ず契約前に確認するようにしてください。
問題がなければ、設立予定者の個人名義でバーチャルオフィスを申し込みます。契約完了前にバーチャルオフィスの住所を無断で登記すると強制解約される場合があるので規約違反にはご注意ください。
登記申請日は、運営会社から住所利用を認められた日以降に設定しましょう。
プラン選択、運営会社への重複確認、申込み、本人確認など
司法書士には本店所在地の表記や登記申請日との整合性を確認してもらえます。
ステップ3：会社実印（代表者印）を作り、印鑑登録の準備をする
会社名（商号）が固まったら、会社実印を作ります。会社実印は代表者印とも呼ばれ、法務局に登録して契約や登記など会社の重要な場面で使う会社の正式な印鑑のことです。日常業務で請求書などに押す角印（社印）とは別物なので混同しないようにしましょう。
会社実印は後回しにせず、このタイミングで作ることを推奨します。会社設立後に法人口座の開設、各種契約、融資の申込みなどで印鑑証明書を求められる場面は多く、いずれ必要になるからです。
会社実印の発注は、会社名の重複確認を終えて商号が確定してから行うようにしてください。
先に作ると商号変更するとなった場合、作り直しになってしまいます。
会社実印を発注したら、印鑑届書と代表者個人の印鑑証明書（3か月以内）を用意します。
実際の印鑑登録はステップ6で行うので、ここではその準備まで行います。
【補足】完全オンラインで申請する場合は後回しにできることも
2021年2月からは、登記を完全オンライン申請する場合に限り会社実印の提出は任意と条件が変更されました。
完全オンラインとはすべての書類を電子署名つきの電子データで提出することで、条件を満たせなければ結局会社実印が必要となります。ハンコ作成費を惜しんで手間をかける意味はほとんどなく、また会社実印は他の用途でも使うことがあるため、実務では別途書面で会社実印を登録するのが一般的となっています。
会社実印を発注し、印鑑届書と代表者個人の印鑑証明書（3か月以内）を用意しておきます。
司法書士には、印鑑届書の作成や、登記申請と同時に行う印鑑登録の手続きまで任せられます。
ステップ4：定款（ていかん）の作成と認証
定款は、ステップ1で決めた会社の内容を正式な書類として文章にしたものです。
ざっくり決めておいた方針などを書面に落として提出できる形に整えていきます。
ここは会社形態で手続きが変わります。
株式会社は公証人による認証が必要で、合同会社などの持分会社では認証は不要となっています。
株式会社の場合（定款作成→認証）
株式会社の定款に必ず書く項目（絶対的記載事項）は、次のとおりです。
- 商号（会社名）
- 事業目的
- 本店所在地（バーチャルオフィスの住所）
- 設立時に出資される財産の価額または最低額
- 発起人の氏名・住所
これらに加えて、現物出資、設立費用、株式、取締役会の設置など、会社の設計に応じた項目を定めます。
定款が作成できたら公証役場へ持ち込み、公証人の認証を受けます。
この認証は発起人が自分で行うこともできます。
定款は紙と電子どちらにするか
定款は紙でも電子でも作れますが、費用が大きく変わります。
紙の定款には収入印紙代が4万円かかるのに対し、電子定款ならこの4万円が不要になります。
電子定款は印刷や製本の手間もなく、認証もオンラインで申請できるというメリットもあります。
ただし電子定款だと、電子署名のための環境（電子証明書付きのマイナンバーカード、ICカードリーダー、専用ソフトなど）を自分で用意する必要があります。
なお、司法書士や行政書士に依頼すると電子定款で対応してくれるため印紙代4万円を抑えられます。
合同会社の場合（定款作成→保管）
合同会社だと、定款の必須項目が一部変わります。
商号・目的・本店所在地は同じですが、「発起人」ではなく「社員（出資者）の氏名・住所」を書き、社員の出資の目的と価額、そして「社員全員が有限責任である旨」を必ず記載します。
また、株式会社とは異なり定款作成後の認証は不要です。定款を作成したら、そのまま保管し、資本金の払い込みへ進みます。作った定款は、後のステップ6で登記申請するときに法務局へ提出します。
ステップ1で決めた内容以外に必要な項目を埋めて定款を完成させます。
株式会社であれば公証役場で認証を受けます。
合同会社なら認証はないのでそのまま次へ進みます。
定款の作成は、司法書士にも行政書士にも頼めます。
どちらに頼むべきかは、主に「事業に許認可が必要か」「資金調達の予定があるか」等で変わります。
許認可の要らない一般的な業種なら、司法書士が向いています。定款案の作成、公証役場との調整、電子定款の認証、登記書類との整合確認や登記申請までほぼ丸投げに近い形で任せられるからです。
株式を発行しての資金調達や種類株式の導入などを検討している場合も司法書士に任せることを推奨します。
細かい会社法の規定を踏まえた定款案を作成してもらえるためです。
一方、飲食・建設・運送・古物商など許認可が必要な業種ならば行政書士への依頼を検討してください。
許認可の申請は行政書士の独占業務で、司法書士や税理士では扱えません。
こうした業種は定款の事業目的に法的な正しい文言が入っていないと許可が下りないことがありますが、行政書士は会社設立後の許認可を見据えた定款を作ることができます。ここが司法書士にはない強みです。
なお、登記申請の代理は行政書士にはできません。許認可のある業種では「定款・許認可は行政書士」「登記は司法書士」と分けて頼むか、両者が連携している事務所やサービス等に依頼するようにしましょう。
ステップ5：資本金の払い込み
定款の内容を確定したら、資本金を払い込みます。
まだ会社の口座はないので、株式会社なら発起人（複数いる場合は代表の発起人）、合同会社なら出資する社員の口座を使います。定款に定めた資本金の額を振り込み、履歴がわかる通帳や取引明細画面のコピーを保管しておきましょう。
以前は定款の作成日以降に払い込むという決まりがありましたが、2022年の法務省の通達で緩和されました。
今は会社設立のための出資だと分かる形で入金されていれば、定款作成日より前の払い込みでも認められます。
出資金を用意し、指定の口座へ払い込み、払込みの記録（通帳・取引明細など）を残します。
司法書士には、払い込む時期や使える口座を確認してもらい、渡した通帳のコピーなどをもとに「払込みを証する書面」という登記用の書類を作成してもらえます。
ステップ6：法務局へ登記申請、印鑑登録（面倒なので依頼推奨）
必要書類を揃え、本店所在地を管轄する法務局へ設立登記を申請します。
登記が完了すると、申請日がそのまま会社の設立日になります。
ステップ3で準備した会社実印の登録（印鑑届出）も、この登記申請と同時に行います。
株式会社の発起設立で主に使う書類は次のとおりです。
役員構成、現物出資の有無、申請方法によって、必要書類は変わります。
- 登記申請書
- 公証人の認証を受けた定款
- 払込みを証する書面
- 発起人の決定書など
- 役員の就任承諾書
- 必要に応じて役員の印鑑証明書または本人確認証明書
- 印鑑届書（会社実印を提出する場合）
- 登録免許税の納付に必要な書面または電子納付手続
合同会社の場合も法務局へ設立登記を申請する流れは同じですが、書類が一部変わります。
まず、定款は認証を受けていないものを提出します（合同会社に認証は不要）。
また、「発起人」や「役員の就任承諾書」ではなく、代表社員・本店所在地・資本金を定めた書面など、合同会社の形に合わせた書類を用意します。
登録免許税も会社形態で異なります。
資本金の0.7%で計算し、その額が下限を下回る場合は下限額を納めます。下限は株式会社が15万円、合同会社が6万円。合同会社のほうが設立時の登記費用を抑えやすい、というのはこの差によるものです。
申請方法は共通で、窓口・郵送・オンラインから選べます。書面申請で登録免許税を収入印紙で納める場合は印紙を貼った台紙を提出し、オンライン申請では電子納付を使えます。
なお、登記申請の前にバーチャルオフィスへ設立予定の会社名を伝え、いつから会社名宛ての郵便を受け取れるかを確認しておいてください。
すべて自分で進めるなら、書類の作成、提出、法務局からの補正対応まで行います。司法書士に頼む場合は、本人確認書類や払込記録を渡し、委任状などへ署名・押印または電子署名をするだけで済みます。
司法書士には、必要書類の判定から登記書類の作成、法務局への登記申請の代理、補正対応まで、このステップをまるごと任せられます。登記申請の代理は司法書士だけができる業務です。
ステップ7：登記後の届出と、契約の法人名義への切り替え
登記が終わったら、登記事項証明書（履歴事項全部証明書）を取得します。
会社実印を法務局へ提出している場合は、印鑑カードの交付を受けて法人の印鑑証明書も取得できます。
必要部数は提出先によって変わるので、先に確認してから必要な分だけ取得してください。
そのうえで、バーチャルオフィスへ変更届や登記事項証明書などを提出し、契約を個人名義から法人名義へ切り替えます。法人名の登録が終わるまで法人名宛ての郵便を受け取れない場合があるため、登記後は早めに手続きしましょう。
このほか、期限のある届出がいくつかあります。主なものは次のとおりです。
- 法人設立届出書：原則として設立後2か月以内
- 青色申告の承認申請書：設立後3か月を経過する日と第1期の事業年度終了日のうち、早い日の前日まで
- 健康保険・厚生年金保険の新規適用届：要件を満たした日から5日以内
- 労働者を雇う場合の労働保険・雇用保険関係の届出
バーチャルオフィスの名義変更、法人口座の申込み、取引先やサービスの契約変更を行い、必要な届出の対象と期限を確認します。
頼む相手がステップ6までとは変わります。
税務署などへの届出は税理士、社会保険・労働保険の手続きは社会保険労務士の担当です。
司法書士に登記を頼んでも、これらの届出まではやってくれません。
設立後の手続きは専門家が分かれる、と覚えておいてください。
バーチャルオフィスならではの注意点4つ
新規法人の住所にバーチャルオフィスを使うからこそ気をつけたい点が4つあります。
会社設立の手順と重複する内容もありますが、特に重要度が高いポイントに絞ってまとめました。
① 法人登記できるプランか、契約前に確認する
一般的なバーチャルオフィスのプランは、登記OKと不可で明確にサービスが区別されています。
登記不可なのに無断で法人登記してしまうと契約解除などの重い処分を受けます。
会社設立の手続き中に強制解約になると手間だけでなくコスト的にもかなり勿体ないし面倒なことになるので、必ず契約前に「法人登記に対応しているプランか」「登記に伴う追加料金や別プランへの移行が必要ないか」を確認し、適切なプランを選択するようにしてください。
② 会社名の重複は、まず運営会社に確認する
前述したとおり、同じ住所（同一本店所在場所）に同じ会社名（同一商号）の会社を登記することはできません。バーチャルオフィスは多くの利用者が同じ住所を使うため、この重複が起きやすい環境と言えます。
ただし、問題になるのは「住所も会社名も同じ」ケースだけです。
会社名が同じでも住所が違えば登記でき、住所が同じでも会社名が違えば登記できます。
最速で確認するためには、申し込もうとしているバーチャルオフィスに直接問い合わせて聞くのが一番です。
なお、法律で禁止されているのは「完全に同じ会社名」だけですが、「似た会社名」の登録まで断っているバーチャルオフィスもあります。同じ住所に紛らわしい社名が並ぶと郵便物の誤配につながるからです。そのため、法律上は登記できる社名でもバーチャルオフィスの規約でNGとなる場合もあります。
もし確認を怠り、登記申請後に重複が判明すると、商号の付け直しや、定款・登記書類の修正が必要になる場合があります。特に株式会社では、定款を直すと公証役場での再認証まで必要になり、その分の手間と費用がかかってしまうので気をつけてください。（合同会社は認証がないためこの再認証は不要です。）
オンライン登記情報検索サービスで登記の有無を調べたとしても希望のバーチャルオフィスに同一社名がいるかどうかの確認まではできません。必ずバーチャルオフィスの運営会社に確認するようにしてください。
③ 法人名の登録漏れ（住所非表示措置を使う人は特に注意）
意外と多いのが、設立予定または設立済みの法人名を運営会社へ登録し忘れるケースです。
登録がないと、税務署などから届く重要書類が「宛先不明」で返送されてしまいます。
登記申請の前に会社名を伝え、いつから郵便を受け取れるかを確認しておきましょう。
代表取締役等の住所を登記簿に載せない「住所非表示措置」を使う場合は、別途準備が必要です。
この制度の対象は株式会社です。株式会社は代表取締役等の住所が登記事項になるため、その住所を非表示にするこの措置が用意されています。措置を使うときは、設立登記など、代表者の住所が登記される申請と同時に申し出ます（合同会社は代表社員の住所の扱いが異なるため、この措置の対象外です）。
上場会社以外の株式会社では、原則として次の3種類の資料が必要です。
- 本店所在地に会社が実在することを示す資料
- 代表取締役等の氏名・住所を証明する資料
- 実質的支配者の本人特定事項を証明する資料
本店の実在性は、会社を受取人として本店所在地へ送付された配達証明郵便の資料などで証明します。つまり、登記が終わる前からその住所で会社宛ての郵便を受け取れる状態にしておく必要があるということです。
また、この措置を使うと登記事項証明書だけでは代表取締役等の住所を証明できなくなり、融資や不動産取引で追加書類を求められる場合があります。
この措置は、登記を自分で行うなら申し出まで自分でできますが、証明書類をそろえる手間がかかります。負担が大きいと感じるなら登記を頼む司法書士にまとめて任せることもできます。使うかどうかも含め、メリットと手間を見比べて判断してください。
なお、この措置を使う場合は郵便物の受取に関わる手続きがバーチャルオフィス側でも必要になることがあるため、運営会社への確認も早めに済ませておきましょう。
④ 登記住所における「ビル名・階数」の省略リスク
法人の登記自体は、ビル名や階数を省略して地番のみで登録することも法律上は可能です。
しかし、バーチャルオフィスの住所は省略せずに最後まで正しく登記することをオススメします。
運営会社が指定する表記と違うと、郵便物の仕分けや配達に支障が出ます。実際にMETSオフィスでも、いつもの担当者なら届く郵便が代わりの担当者だと届かないといったトラブルが稀に発生しています。
また、バーチャルオフィスによっては規約で住所の省略を一切認めていない場合もあります。
お客様側の都合で何らかの理由があって省略したい場合は、必ず運営会社に確認するようにしてください。
会社を設立して法人登記するのに最適なMETSのプランとは
METSオフィスは自社ビル運営で閉鎖リスクが低く、長期的に安心してご利用頂けるバーチャルオフィスです。
これから会社を設立したい方をサポートする専用の法人登記プランをご利用いただけます。
これから会社設立して法人登記するなら「会社設立サポート」
これから会社を設立して法人登記する方に最適なのは、最大で12か月分の利用料が無料（０円）になる「会社設立サポート」プランです。
会社設立サポートには3タイプのプランがあり、お客様のご要望にあわせてご選択いただけます。
- 会社設立サポート：サービス利用料6か月無料
- 会社設立サポート（会社設立代行パック）：サービス利用料9か月無料、会社設立代行付き
- 会社設立サポート（会社設立代行・税務顧問パック）：サービス利用料12か月無料、入会金無料、会社設立代行と税務顧問契約付き
会社設立から法人登記手続きまでの作業が不安な方や、面倒なので丸投げしたい方は会社設立サポート（会社設立代行パック）をご選択いただければ、提携の司法書士が法人登記を全面的にサポートいたします。
さらに別途提携の税理士法人と税務顧問契約を締結いただくと、バーチャルオフィスの利用料が1年間無料＋初期費用無料に加えて、会社設立費用も最大無料(合同会社の場合のみ※株式会社の場合は55,000円～)となり、お得に会社を設立することができます。
全タイプに「法人口座・専用電話番号取得サポート」が付いているため、司法書士などの専門家はご自身で探したい、他の会社設立に必要なバーチャルオフィス機能だけコスパ良く使いたいという方にも最適なプランです。
まとめ：バーチャルオフィスでも会社設立できる。ただし全部自分でやるのは大変
バーチャルオフィスでも問題なく会社を設立して法人登記できます。注意点はあるものの、バーチャルオフィスだからという理由で難易度が跳ね上がったりしないということもご理解いただけたのではないでしょうか。
会社設立の各手順は「自分でやること」と「依頼できること」の内容を確認した上で、どれだけ大変でも自分で全部やるのか、コストをかけ専門家に任せて楽するのかを先に決めておくとスムーズに事が運びます。
METSバーチャルオフィスであれば、これから会社を設立して法人登記したい方に最適な「会社設立サポート」を活用することでお客様のご要望に沿う形で手続きを進めることができます。ぜひご検討いただけますと幸いです。
バーチャルオフィスの住所を使った会社設立や法人登記に関してご不明な点やご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
当記事の著者
オリンピア興業株式会社 内藤竜太郎（METSバーチャルオフィス運営責任者）
賃貸不動産の仲介会社を経てオリンピア興業株式会社に13年間勤務。
宅地建物取引主任士、マンション管理士、管理業務主任者、ビル経営管理士などその他多数の不動産資格を保有。
※ 当記事のコンテンツは、公開時点で調査済みの内容となります。
※ プラン変更等で最新情報と異なる内容となった場合は、調査を行い記事の内容を更新いたします。
