レンタルオフィス「METSオフィス」運営責任者のオバタです。

「請求書や領収書などのPDFファイルに電子印鑑を付けたいけど作り方がわからない……」とお悩みの方へ。フォトショップやイラストレーターがなくても電子印鑑データを無料で簡単に作れる方法があることをご存知でしょうか?

当記事では、誰でも手軽に電子印鑑データを作れる「手作りはんこ作成ツール」の機能と使い方について詳しく解説しています。電子印鑑データだけでなく年賀状やラインなどに使えるスタンプも無料で作成できますので、ぜひ活用してみてください。

「手作りはんこ作成ツール」とは

手作りはんこ作成ツール トップ

⇒ https://nenga.yu-bin.jp/hanko/index.html

「手作りはんこ作成ツール」は、郵便局(日本郵便株式会社)の公式サイトで提供されているWebサービスです。難しい操作は一切不要で、誰でも手軽にテキスト・住所・画像などを背景が透明な印鑑データとして作成、保存することができます。

手作りはんこ作成ツールで使える機能(無料)

「文字」のはんこデータ作成
「住所」のはんこデータ作成
「せりふ」のはんこデータ作成
「画像」のはんこデータ作成

出力した「文字」のはんこデータは、電子印鑑としてPDFに利用可能であることは確認済みです。(郵便局の公式サイトから電話で問合せ済み)

その他の用途については郵便局の公式サイトの利用規約をよく確認し、場合によっては直接お問い合わせください。

電子印鑑データの作成方法

ここからはPCでの操作方法を説明していきます。
タブレット、スマホは操作画面が異なる場合がありますので予めご了承ください。

背景が透明な電子印鑑データを作成したい時は「手作りはんこ作成ツール」トップページで「文字をはんこにする」を選択します。

電子印鑑フォーマット選択

電子印鑑フォーマット選択|手作りはんこ作成ツール

まず最初に「はんこのデザイン(四角、丸、芋版)」「インクの色」「文字にインクor背景にインク」を選択後、電子印鑑データにしたい文字を入力して「次へ」をクリックします。

エクセルやワードで作る請求書や領収書に使う電子印鑑データを作りたい場合は、無難に「デザイン…四角or丸、色…朱色」あたりを選択しておくと良いでしょう。

電子印鑑のデザインを微調整

デザイン微調整|手作りはんこ作成ツール

デザインの決定、文字の入力を終えて次に進むと、文字部分のデザインを微調整できる画面に遷移します。

ここでは文字の拡大と縮小、移動、太さの変更、文字間の調整、回転といった操作ができるので、オリジナリティを出したい時は細かい調整を加えてみましょう。

調整が終わったら、「完成/次へ」をクリックします。

電子印鑑のダウンロード

電子印鑑データダウンロード|手作りはんこ作成ツール

完成したはんこデータは「ダウンロードする」ボタンをクリックすると任意のフォルダを指定してダウンロード可能です。

ダウンロードできる電子印鑑データは背景が透明なので、エクセルやワードに取り込んだ際にテキストの上に貼り付けてそのまま使うことができます。

完成した電子印鑑データ

完成データ|手作りはんこ作成ツール

上図は作成した電子印鑑をダウンロードしたものです。
(「SAMPLE」の透かし文字を入れてあります)

サイズは764×764ピクセル、背景透過画像。拡張子はPNGです。かなり大きめなサイズなので、各ファイルに画像として取り込んで使う際には縦横比を維持したまま縮小して使いましょう。

電子印鑑データを請求書に貼り付けた例

請求書貼り付け例|手作りはんこ作成ツール

エクセルやワード等から出力するPDFファイルに電子印鑑データを使いたい場合は、元のファイルを開き、ドラッグアンドドロップで電子印鑑のデータファイルを貼り付け、サイズを縮小して任意の場所に移動し、そのままPDFとして出力します。出力したPDFでは、上図のようにテキストの上に背景が透明な電子印鑑が押印された状態になります。

おまけ:電子印鑑は必要なのか?

法的には請求書や領収書は押印無しでも発行者の社名・所在地が記載されていれば有効とされており、法律で押印が義務付けられているわけではありません。それでも押印されているものが多く見られるのは、押印のない請求書や領収書を認めない会社があったり、これらの書類には押印が必要であると誤認している方が多いからです。慣習によって行われ続けている業務と言っても過言ではないでしょう。

PDFであっても法的な解釈は同じで電子印鑑は必ずしも必要なわけではありませんが、取引先の社内で「印鑑がない一切の書類は認めない」等のルールがある場合に色々と問題が生じるので、用意しておいて損することはないと思います。

請求書や領収書には角印のほうが良いなどという慣習もありますが、こちらに関しても法的に義務付けられているわけではありません。慣習に従って角印にしておいた方が、様々な取引先に対応できるので良いのではないでしょうか。

まとめ

「手作りはんこ作成ツール」は文字以外に「せりふ」「住所」「画像」などをはんこに出来る上にLINEスタンプとして出力できる機能などもあり、無料で電子印鑑を作れる他のWebサービスと比べ圧倒的に利便性が高くオススメです。

本来は主にハガキなどに使うためのツールなのですが、電話で問い合わせた際、ダウンロードデータは印刷物に使うのであれば問題ないとのことでしたのでご紹介させていただきました。(※当ツールで作成したデータを直接頒布したり販売するような行為は絶対にNGです。用途に関する拡大解釈をしないようご注意ください。)

電子印鑑はきちんとしたものを使いたい、こだわりのデザインを使いたいといった方は、フォトショップやイラストレーターで自作または有料の電子印鑑作成サービスのご利用をご検討ください。

なお当サービスの規約は事前予告なしに変更されることがあるとのことですので、利用する際不安を感じたら直接電話で問い合わせて確認するようにしてください。規約が変更されて文字のはんこを電子印鑑として利用できなくなった際には、当記事を修正・加筆いたします。