こんにちは、METSバーチャルオフィス運営責任者の内藤と申します。
バーチャルオフィスの郵便物サービスは、複雑でわかりにくいものが多いですよね。
弊社に限らず、他社のバーチャルオフィスサービスを調査する度に痛感しています。
専門家である私ですらそう感じるのですから、お客様側はより強くわかりにくさを感じているかもしれません。
METSオフィスでは『⇒ 郵便物の取り扱いについて』という専用ページで郵便物や宅配便に関するサービスすべての詳細説明を行っておりますが、「確認していない」「見たけど一部わからない」といったお客様からのお問合せが多く、当該ページ以外で何らかの施策が必要であると判断し、別途解説記事を項目別に公開することにしました。
当記事では特に多くのお問い合わせがある内容を中心に、METSバーチャルオフィスの郵便サービス内の「受取」と「到着通知」についてより深く掘り下げて解説していきます。
特に他社サービスとの違いを確認したい方はぜひ目を通してみてください。
郵便物到着からお手元に届くまでの流れ
まずはMETSオフィスに郵便物が届いてから、お客様のお手元に届くまでの流れを、簡単にご説明します。
- 受取・保管：お客様の郵便物を受け取り、仕分け・保管
- 到着通知メールの配信：ご登録メールアドレスへ到着のお知らせ
- 転送またはご来店での受取
通知内容をご確認後、郵便物を「転送」で受け取るか、「オフィスへご来店」して直接受け取るか選択
郵便物の受取について
届いた郵便物はお客様毎の郵便物管理表に受取日、受取通数を記入して郵便物と一緒に郵便物保管ファイルで保管しております。郵便物保管ファイルは受付にある鍵付きのキャビネットにしまっており、防犯カメラも設置されているのでセキュリティも万全です。
お客様宛に届いた郵便物は受付スタッフが郵便物の種類ごとに下記の通り適切に対応しております。
サインが不要な郵便物（普通郵便など）
ご提供住所の郵便受けに投函されるか、配達員から受付スタッフが直接受け取ります。
サインが必要な郵便物（書留など）
配達員が受付を訪れた際、スタッフが在籍確認に応じます。
宛名がご登録されているお客様のお名前（法人名・屋号）であることを確認し、以下の通り対応します。
登録名義で、無料受取可能な郵便物（簡易書留など）
スタッフがサインをして代理で受け取ります。
登録されていない名義の郵便物
残念ながらお受け取りすることができません。「受取拒否」として差出人様へ返送されます。
登録されていない名義の郵便物
郵便物は受け取らず、「不在票」を代理で受け取ります。
事前に受取をご申請又はネットショッププランの方は自動で有料のお受取(１個550円)が可能です。
ダイレクトメール（DM）等
無料で自動的に破棄いたします。
サービスによっては破棄がされずに無駄な転送費用が発生することもあります。
【受取の注意点①】法人契約への変更や屋号の登録忘れに注意
全てのバーチャルオフィスで共通のルールですが、ご契約時に登録された名義以外の郵便物は、原則として受け取ることができません。
特に多いのが、個人事業主として契約し、その後法人登記をされたお客様が、「法人契約」への切り替え忘れてしまうケースです。この場合、新法人名で届いた重要な郵便物が受け取れず、差出人へ返送されてしまいます。
METSオフィスでは、登記完了後すぐで履歴事項全部証明書が手元にない場合でも、事前に新法人名をご連絡いただければ郵便物を仮保管するなど柔軟に対応しておりますので、法人成りされた際はお早めにご相談ください。
【受取の注意点②】受け取れない郵便物がある
こちらもMETSオフィスだけではなく他社含む全バーチャルオフィス共通のルールです。
全ての郵便物が受け取りができるわけではなく、ご依頼を頂いても受取ができない郵便物があります。
METSオフィスでは、もし該当するような郵便物が届いた場合は不在票（メールで無料通知）からご自宅への再配達や配送業者受付への訪問でお受取りが可能です。
METSオフィスで受取できない郵便物の一覧
本人確認が必要な荷物
本人限定受取郵便物
現金書留・電信為替
内容証明郵便
特別送達・裁判文書
その他公的・法的に効力のある文書
生もの・生花・動植物・クール便・危険物
バイク便・自転車便
他、急送サービスで送達される信書便配達物等
申告のない宅配便（要事前連絡）
代金引換荷物
着払いの郵便物・宅配便
縦・横・高さの合計が120㎝以上、一辺の長さが50㎝以上、または重さが10㎏以上
その他、弊社が不適切と判断した物
【他社との違い】書留受け取りが無料
ビジネスシーンでは、銀行等からの重要書類が「書留」で送られてくることが頻繁にあります。
多くのバーチャルオフィスでは、この書留の代理受取に1通あたり数百円の有料オプション料金が発生します。
METSオフィスではこの書留受取を追加料金なしの「無料」で対応しています。
さらに、他社では書留を普通郵便とは別に転送するため転送料が二重にかかるケースもありますが、METSオフィスなら普通郵便と一緒にまとめて転送（※レターパックライトなど追跡可能な方法で転送します。）することが可能です。無駄なコストを抑え、大切な書類を確実に受け取れる安心のサービスです。
サインが必要な郵便物（書留など）
【GMOバーチャルオフィス】
受取・転送費用660円/１通※原則自動転送※普通郵便との同梱不可
【レゾナンス、DMM】
書留の受取は330円/1通
郵便物到着通知について
お客様ごとに郵便物の仕分けが完了したら、ご登録いただいているメールアドレス宛に、到着通知をメールでお送りします。
この通知メールには、到着した郵便物の「差出人名」を記載しているため、メールを確認するだけでどこから郵便物が届いたのかをすぐに把握することができます。
バーチャルオフィスの「通知サービス」は不親切なケースもあるので注意！
- 差出人名の記載がなく、ただ「郵便物到着」とだけ通知される
- 写真で通知されるが、有料オプションになっている
通知先はご登録メールアドレスのみ
「事務担当者に郵便物の通知を送ってほしい」といったご相談をいただくことがありますが、セキュリティの観点から、通知メールの送信先はご契約時に登録されたメールアドレスのみに限定させていただいております。
もし複数の宛先で通知を確認したい場合は、お手数ですが、お客様ご自身で「自動転送設定」などをご利用くださいますようお願いいたします。
※ご契約者様の全ての連絡先を変更する場合は、メールアドレスの変更手続きが可能です
【他社との違い】不在票の通知も無料で対応！
宅急便やクール便など、METSオフィスで無料の代理受取ができないお荷物が届いた場合は、「不在票」を受け取り、その内容を無料でお客様に通知します。
この「不在票の通知」が実は他社と大きく異なるポイントです。
多くのバーチャルオフィスでは、
・宅急便などを強制的に代理受取し、1個あたり500円前後の手数料を請求する
・不在票の受取は可能だが、その通知自体が有料（300円前後）である
といったように、何かしらの費用が発生することがほとんどです。
METSオフィスでは、不在票に記載されている追跡番号なども含めて無料で通知します。
お客様はその情報をもとに、ご自身の都合の良い日時・場所（ご自宅など）に再配達を手配できるため、無駄な手数料がかからず、オフィスまで荷物を取りに来る手間も省くことができます。
まとめ
今回は、METSバーチャルオフィスの郵便物サービスについて「受取」と「到着通知」に焦点を当てて解説しました。
他社と明確に違うポイントは下記３点です。
- 書留の受取が無料
- 差出人がわかる到着通知
- 不在票の通知も無料
弊社では、お客様のビジネスにおける無駄なコストと手間を削減し、重要な郵便物を確実に管理するための仕組みを完備しています。
「郵便到着の通知は無料でやってほしい」
「写真通知で月額とほぼ同額のオプション費用は払いたくない」
「書留を受け取るごとに追加費用を払いたくない」
郵便物の受取や到着通知に関してこれらのご要望をお持ちのお客様は、METSバーチャルオフィスのご利用をご検討いただけますと幸いです。
当記事の著者
オリンピア興業株式会社 内藤竜太郎（METSバーチャルオフィス運営責任者）
賃貸不動産の仲介会社を経てオリンピア興業株式会社に13年間勤務。
宅地建物取引主任士、マンション管理士、管理業務主任者、ビル経営管理士などその他多数の不動産資格を保有。
※ 当記事のコンテンツは、公開時点で調査済みの内容となります。
※ プラン変更等で最新情報と異なる内容となった場合は、調査を行い記事の内容を更新いたします。
