2001

レンタルオフィス「METSオフィス」運営責任者のオバタです。

バーチャルオフィスは「専用の個室やオフィススペースを借りずにビジネスに必要なオフィスサービスを低コストで使える」という特性を持つため、どうしても「サービス内容をよく確認せずに契約してしまう方」が多くなりがちです。

内容をよく確認せずに契約をするとどうなるか……というのは言葉にするまでもありませんが、レンタルオフィス運営責任者としては、自社のお客様ではなくてもそんな不幸な方をひとりでも減らしたいという思いがあります。

当ページでは、レンタルオフィス運営責任者の立場から「失敗しないバーチャルオフィスの選び方」について3つのポイントにまとめて解説させていただきます。

できる限り公平な視点で解説していきますので、バーチャルオフィスを選ぶ際にはぜひ参考にしていただければ幸いです。

1.「取り扱っているオフィスサービス」をよく確認する

バーチャルオフィスは「内覧しないで契約する」「オフィスサービス内容をよく理解せずに契約する」といった方がとても多く、契約後に「使いたいオフィスサービスがなかった、思っていたものと違っていた」などの不満が出やすい傾向があります。

バーチャルオフィスで利用できるオフィスサービスは運営会社によって異なるため、取り扱っているサービスの内容については特によく確認するようにしましょう。

以下にいくつかオフィスサービスに関する失敗例を挙げておきます。

  • 後で法人登記をしようとしたが対応していなかった
  • 秘書サービスを取り扱っていたが外国語に対応していなかった
  • シェアオフィスとして使えると聞いていたが、いつも混んでいて席がなかった
  • よく調べてみたら過去に何度か詐欺まがいなビジネスに使われていた
  • 内覧せずに契約をしたが、後から来客対応が必要になりビルやオフィスの内装を確認したらとてもじゃないが来客対応に使えるものではなかった
  • 契約時には使わないオプションサービスについてよく確認せず安さだけ優先して利用を始めたが、オプションが必要になった段階で当時比較していた他社よりコストが高くなった
  • 電話サービスの利用は当然03からの番号と思っていたら、050から始まる番号だった

どの実例も、契約前にしっかりと確認するだけで未然に防ぐことができます。

「自分のビジネスに必要なオフィスサービスを取り扱っており、その質も求める水準に達している」というバーチャルオフィスを選ぶようにしましょう。

2.「ムダな料金を払わずに利用できるか」をよく確認する

バーチャルオフィスの料金プランには特に多いのですが、あらかじめいくつかのオプションサービスがセットになっており、不要なサービスを含んだセットプランしか選択肢がないという場合があります。

使わないサービスが含まれていても相場価格と比べて安ければ問題はありませんが、できるかぎり不要なオフィスサービスにコストをかけずに済む料金プランを利用できる運営会社を選ぶようにしましょう。

初期費用・更新費・解約金などの費用に注意

月額コストを安く見せかけ、

「初期費用(保証金・事務手数料など)」
「更新費(年会費・保険料・更新事務手数料など)」
「解約金(解約金・原状回復費用)」

これらの費用に上乗せをして利益を出そうとする運営会社もあるので注意が必要です。
※保険料や原状回復費用はほぼ必須なコストとなります

短期間で移転となる場合、賃料やオプションサービスの価格が相場より安くてもかなり損することになりかねません。

月額コスト以外にかかる費用については、必ずよく確認するようにしましょう。

レンタルオフィス運営責任者としての個人的な意見となりますが、不要な初期費用や更新費、解約金で儲けようとするバーチャルオフィスサービス運営会社は選択肢から全て除外しても良いと考えています。

3.「バーチャル」だからこそ、ビジネスのレベルに合わせる

バーチャルオフィスは、「バーチャル」と言っても実際は拠点とする建物があり、「狭い雑居ビルのワンフロアや古いアパートの1室」から「一等地の駅前にある高層ビルのワンフロア、または複数フロア」まで、建物のグレードだけ見ても大きな差があります。

バーチャルオフィスの利用を希望される方のほとんどが、「本店所在地としての住所利用」「郵便物の転送サービス」「法人登記用の住所利用」などがメインで「会議室」「ラウンジスペース」などの施設は使わないことが多いので見落としがちですが

「お客様や取引先の方が本店所在地を検索した時にどう感じるか」
「直接会って来客対応する人がオフィスを訪れた時にどう感じるか」
「来客対応が不要で売上も少ないのに立派なオフィスビルを使う必要があるのか」など

借りようとしているバーチャルオフィスのサービスだけでなく拠点の建物も含め、「自分のビジネスのレベルに合っているかどうか、不自然さはないか」をしっかり見極めるようにしましょう。

お客様や取引先は、この「不自然さがないか」について意外とよく見ています。

まとめ

「失敗しないバーチャルオフィスの選び方」のポイントは、以下の3つです。

  • 「取り扱っているオフィスサービス」をよく確認する
  • 「ムダな料金を払わずに利用できるか」をよく確認する
  • 「バーチャル」だからこそ、ビジネスのレベルに合わせる

バーチャルオフィスを選ぶ際には、「自分が使いたいオフィスサービス」を選ぶだけではなく、お客様や取引先のことも考え、「ビジネスのレベルに合っているか」「不自然さはないか」といった視点をもって探してみてはいかがでしょうか。